Empresas reduzem escritórios fixos e adotam coworking como alternativa mais flexível

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Durante a pandemia, parecia que o escritório tinha os dias contados. Empresas mandaram funcionários para casa, devolveram andares inteiros e analistas chegaram a decretar o fim do espaço corporativo.

Cinco anos depois, o prédio comercial não acabou. O que aconteceu foi diferente: a forma de ocupar o espaço se reorganizou, e boa parte das companhias trocou o contrato fixo de longo prazo por arranjos que podem encolher ou crescer conforme a necessidade do momento.

O número que resume essa virada vem do setor de escritórios compartilhados. Segundo o Censo Coworking 2024, levantamento realizado pela Woba, o Brasil passou de 2.443 para 2.986 espaços de coworking ativos em um ano, uma alta de aproximadamente 20%.

A maior parte deles, 58,5%, está concentrada nas capitais. Estados como São Paulo, com 1.121 unidades, Minas Gerais, com 307, e Rio de Janeiro, com 251, lideram a oferta no país.

Esse avanço acontece no mesmo período em que grandes empresas revisam quanto espaço fixo realmente precisam manter. Os dois movimentos parecem contraditórios, mas contam a mesma história.

O escritório não morreu, mudou de formato

A leitura mais rápida do mercado aponta para um retorno ao presencial. Em São Paulo, a taxa de vacância dos escritórios de alto padrão caiu para 14,7% no fim de 2025, o menor patamar em 14 anos, segundo levantamentos do setor imobiliário corporativo.

Companhias como Amazon, JPMorgan e Dell apertaram as regras de presença, e no Brasil nomes como Nubank e Bradesco caminharam na mesma direção, com a reocupação gradual de seus espaços.

A diferença é grande em relação ao quadro de poucos anos atrás. No segundo trimestre de 2023, os edifícios comerciais de Manhattan registraram 22,4% de desocupação, e em São Francisco o índice chegou a 31,8%, segundo a consultoria Cushman & Wakefield. Era o auge da crise dos escritórios vazios, quando muitos previam a conversão de torres inteiras em moradia.

Mas a volta às mesas não significou volta ao modelo antigo. Pesquisa da WeWork mostra que 79% dos executivos de alto escalão ainda aceitam dividir o tempo de trabalho entre a empresa e a casa do funcionário.

Entre as companhias brasileiras, o híbrido segue como o arranjo mais comum, com 57% de adesão, segundo dados compilados pela Bloomberg Línea. O trabalho totalmente presencial aparece em parcela pequena das empresas, e o totalmente remoto, em uma fração ainda menor.

O resultado prático é uma conta diferente. Se a equipe vai ao escritório duas ou três vezes por semana, manter um andar inteiro ocupado todos os dias deixou de fazer sentido financeiro. Foi nesse espaço entre o home office e a sede tradicional que o modelo compartilhado encontrou seu lugar.

Por que o contrato fixo perdeu força

Manter um escritório próprio envolve aluguel, condomínio, IPTU, reforma, mobiliário, internet, recepção, limpeza e uma série de contas que se acumulam mesmo quando a sala fica vazia. Para uma empresa pequena ou média, esse custo fixo pesa todos os meses, independentemente de quanto ela faturou.

O modelo flexível inverte essa lógica. A companhia paga pelo que usa. Pode contratar uma estação por algumas horas, uma sala de reunião por uma tarde ou uma sala privativa por alguns meses, e ajustar o tamanho do espaço conforme a equipe cresce ou diminui.

A flexibilidade contratual foi apontada por 35,2% dos usuários como a maior vantagem do coworking no Censo 2024, à frente de qualquer outro fator avaliado.

Há ainda a questão do ponto de partida. Quem está abrindo uma empresa raramente tem caixa para alugar um ponto comercial só para conseguir registrar o negócio.

O espaço compartilhado resolve esse impasse ao oferecer estrutura pronta no dia em que o empreendedor chega, sem obra, sem fiador e sem investimento inicial alto. A redução imediata de custos fixos com aluguel é, segundo gestores do setor, o motivo mais citado por quem migra.

O coworking avança enquanto o aluguel tradicional recua

A projeção do próprio mercado reforça que não se trata de modismo passageiro. Estimativas do setor indicam que os escritórios flexíveis devem saltar de 5% para 30% do mercado imobiliário corporativo até 2030.

Seria uma fatia seis vezes maior em menos de uma década, puxada por flexibilidade contratual, redução de custos e infraestrutura compartilhada de qualidade.

O perfil dos espaços também amadureceu. Hoje 70,3% dos coworkings funcionam em prédios comerciais, e não mais em casas adaptadas, o que mostra que o setor profissionalizou a oferta.

As unidades deixaram de ser apenas fileiras de mesas e passaram a reunir salas privativas, salas de reunião com equipamento audiovisual, auditórios para treinamentos e serviços de recepção e copa.

Para empresas que cresceram contratando à distância e agora precisam reunir parte do time presencialmente, esse tipo de estrutura encaixa melhor do que um contrato de cinco anos em uma laje fixa que ficaria meio vazia. O espaço acompanha a empresa, e não o contrário.

Domicílio fiscal: o serviço que atrai quem nem usa a mesa

Boa parte da demanda recente nem está ligada ao desejo de trabalhar no local. Ela está ligada à necessidade de ter um endereço para registrar a empresa.

O domicílio fiscal é o endereço que a Receita Federal reconhece como sede da companhia. É ele que aparece no CNPJ, nas notas fiscais eletrônicas e nas notificações oficiais.

Sem um endereço fiscal válido, não é possível abrir nem manter uma empresa regularizada no Brasil. Diferente do endereço comercial, onde a empresa de fato atua, o domicílio fiscal funciona como dado cadastral perante os órgãos públicos.

O problema é que registrar o negócio no endereço residencial expõe dados pessoais do dono e nem sempre é permitido, dependendo da atividade e das regras do condomínio ou do município.

Foi por isso que muitos empreendedores passaram a procurar coworkings com domicílio fiscal para registrar o CNPJ em um endereço comercial de verdade, com gestão de correspondência, sem precisar alugar uma sala que ficaria fechada a maior parte do tempo. O custo desse serviço costuma começar na faixa de R$ 60 a R$ 100 por mês, valor que dificilmente cobriria sequer o condomínio de uma sala própria.

Além da economia, há o ganho de imagem. Um endereço em região reconhecida transmite mais credibilidade a clientes, fornecedores e órgãos públicos do que um endereço residencial em bairro afastado.

Para advogados, contadores, consultorias e profissionais que atuam pela internet, como agências, criadores de conteúdo e afiliados, essa diferença pesa na hora de fechar contrato e emitir nota.

O que pesar antes de escolher

Nem todo espaço serve para qualquer empresa, e a escolha exige alguns cuidados. O primeiro é a confiabilidade do local. Se o coworking fechar as portas, o empresário terá custo e burocracia para transferir o endereço da empresa em todos os órgãos, da Junta Comercial à Receita Federal, o que pode travar a operação por semanas.

Vale conferir a localização real do endereço, a estrutura disponível para receber clientes quando preciso, o que está incluído no plano contratado e quais serviços extras existem, como linha telefônica exclusiva, atendimento personalizado, salas de reunião por hora e gestão de correspondência.

Confirmar se aquele endereço pode de fato ser usado para registro de CNPJ é outro passo que evita transtorno depois, já que nem todo espaço oferece esse serviço de forma regular.

A regra prática é direta: o contrato precisa caber no tamanho atual do negócio e acompanhar o crescimento sem prender a empresa a cláusulas longas demais.

Um movimento que passa das capitais

Embora a maior parte dos espaços esteja concentrada nas grandes cidades, o formato já alcança empreendedores de municípios menores e do interior, inclusive na Região Norte, que enxergam ali uma forma de profissionalizar a operação sem assumir o custo de um escritório próprio.

Microempreendedores individuais, prestadores de serviço e pequenas empresas que nasceram digitais formam boa parte dessa demanda crescente.

O que era visto como espaço para freelancers virou ferramenta de gestão de custos para empresas de portes variados. A pandemia derrubou a ideia de que toda companhia precisa de uma sede fixa ocupada de segunda a sexta.

O que ficou no lugar foi a percepção de que estrutura profissional e contrato flexível podem caminhar juntos, e que pagar por metro quadrado parado raramente é o melhor negócio.

Para muitas empresas brasileiras, a pergunta deixou de ser onde fica o escritório. Passou a ser quanto espaço vale a pena manter, e por quanto tempo.